নথি সংগ্রহ থেকে প্রদর্শন ও প্রকাশনা পযন্ত লেখ্যাগারের কার্যাবলী
লেখাগারের কার্যাবলিকে আমরা পাঁচটি ধারাবাহিক পদক্ষেপে আমরা ভাগ করতে পারিঃ
1. সংগ্রহ
লেখ্যাগারের প্রাথমিক কাজ হল ঐতিহাসিক নথি বা দলিল সংগ্রহ করা। বিভিন্ন দপ্তর থেকে প্রধানত নথিগুলি সংগৃহীত হয়। স্ব ইচ্ছায় কোনো ব্যক্তি বা সংস্থা যদি কোনো গুরুত্বপূর্ণ নথি লেখ্যাগারকে দেয় তাহলে তা একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতি মেনে সংগৃহীত হয়। বেসরকারি লেখ্যাগারে বা শিক্ষামূলক প্রতিষ্ঠানের লেখ্যাগারেও একই ভাবে ঐতিহাসিক নথি সংগৃহীত হয়।
2. নথি লিপিবদ্ধকরণ
নথি সংগ্রহের পর সেগুলিকে তালিকা ভুক্ত করতে হয়। কারণ এর ফলে নথির সঠিক হিসাব থাকে এবং পরবর্তীকালে তা খুঁজে পেতে সুবিধা হয়। নথি বা দলিল লিপিবদ্ধ করার সময় কতকগুলি বিষয়ের উপর গুরুত্ব দিতে হয়, যেমন -
১▪ নথি সংগ্রহ সংক্রান্ত বিষয়-- সংগ্রাহকের নাম ও ঠিকানা, সংগ্রাহকের তারিখ, স্থান লিপিবদ্ধ করণের নম্বর ও লিপিবদ্ধকারকের নাম।
২▪ নথির বিবরণ সংক্রান্ত-- নথির নাম, কোন পদার্থের উপর লেখা, দৈঘ্য, প্রস্থ ও পাতার সংখ্যা
৩▪ সংগ্রহ সংক্রান্ত বিষয়-- নথির বাহ্যিক অবস্থা কেমন, যদি খারাপ হয় তাহলে কতটা খারাপ এবং বতর্মানে সেটি কোন অবস্থার মধ্যে রাখা হচ্ছে
৪▪ নথির অবস্থান-- নথির কক্ষ নং, আলমারির নং ও তাক নং এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত পদাধিকারীর নাম
3.নথি সংরক্ষণ
বিভিন্ন প্রকার নথি বিভিন্ন উপায়ে সংরক্ষণ করতে হয়; কারণ এগুলি বিভিন্ন প্রাকৃতিক এবং মানবীয় কারণে ক্ষয়প্রাপ্ত হয় ও নষ্ট হয়ে যায়। তালপাতার পাণ্ডুলিপি সংরক্ষণের জন্য ২০-২২° সেলসিয়াস তাপমাত্রা, ৪০-৪৫% আদ্রতা এবং বাতানুকুলিত (A. C.) কক্ষ দরকার। কীট দ্বারা আক্রান্ত হলে ফিউমিগেশন চেম্বারে রেখে কীট ধ্বংস করতে হয়। বারবার হাতের ছোয়াতে তালপাতার পাণ্ডুলিপি গুলো নষ্ট হয়ে যেতে পারে বলে গবেষণার কাজে এর জেরক্স বা মাইক্রফ্লিম ব্যবহার করা হয়। ভোজপত্র সংরক্ষণের ক্ষেত্রেও তালপাতার পাণ্ডুলিপির মতই পদ্ধতি অবলম্বন হয়।
চামড়ার পত্র সংরক্ষণের জন্য ২০-২৫° সেলসিয়াস তাপমাত্রা এবং ৪০-৪৫% আদ্রতা বজায় রাখা দরকার। এগুলিতে কীট বা ছএাক আক্রমণ যেন না করে তার জন্য পাণ্ডুলিপির পাতার মাঝে মাঝে থাইমোল দ্রবণে ডোবানোর শুকনো কাগজ রেখে দিয়ে হয়।
কাগজের নথি সংরক্ষণে একই ভাবে ২০-২২° সেলসিয়াস তাপমাত্রা ৪০-৪৫% আদ্রতা বজায় রাখতে হয়। অতিরিক্ত আলো, ধূলবালি এবং কীট পতঙ্গ থেকে রক্ষা করার ব্যাবস্থা করা হয়। কাগজের নথি ক্ষতিগ্রস্ত হবার একটি বড় কারন কাগজের মধ্যে অ্যাসিডের উপস্থিতি। তাই রাসায়নিক প্রয়োগ করে কাগজ গুলোকে অ্যাসিড মুক্ত করতে হয়।
4. নথি ব্যাবস্থাপণা
নথিগুলি সঠিক ভাবে সাজিয়ে রাখা দরকার। এর জন্য প্রথমে চরিত্র অনুযায়ী নথিগুলিকে বাচাই করে বিভাজন করে নেওয়া হয়। বস্তু অনুযায়ী সেগুলিকে প্যাকিং করতে হয়। তারপর সেগুলিকে বাক্সবন্দি করে লেবেল দেওয়া হয়। লেবেলে অবশ্যই ওই নথির সম্পূর্ণ পরিচয় থাকবে। তারপর সেগুলিকে বিভিন্ন কক্ষের আলমারিতে রেখে দেওয়া হয়। বেস্টমেন্ট কক্ষে কখনই নথি রাখা উচিৎ নয় এবং আলমারির তাকটি যেনো মেঝো থেকে ১৫ সেন্টিমিটার উচুতে হয়। ওপরে আলোর স্তর থেকে ৩০ সেমি নিচে হয়। দুটো তাকের মধ্যে কমপক্ষে ২০০ সেন্টিমিটার পাথক্য থাকতে হবে।
5.প্রদর্শন ও প্রকাশনা
লেখ্যাগারের বস্তু সাধারণের প্রদর্শনের জন্য নয়। যদি তা করা হয় তা হবে অবশ্যই আংশিক ও সাময়িক। গবেষণা সংক্রান্ত কাজেই এককাত্র লেখ্যাগারের নথি পড়া যেতে পারে। উপযুক্ত প্রমাণ দিয়ে এবং অনুমতি সাপেক্ষে কেবল প্রকাশিত নথিগুলিই লেখ্যাগারে বসে পড়া যায়। কোনো অবস্থাতে তা বাইরে নিয়ে আসা যায় না এবং অনেক ক্ষেত্রে সেগুলির ফটোকপিও পাওয়া যায় না।
Workflow of the Archive
The activities in the archive from collection to display and publication can be divided into five sequential steps:
Collection: The primary task in the archive is to gather historical documents or evidence. Mainly, documents are collected from various departments, with a focus on acquiring significant records. If an individual or organization willingly contributes important documents to the archive, a specific protocol to follow for the inclusion. This process remains same in private archives or educational institutions' archival departments.
Documentation of Manuscripts: After collecting the documents, they are cataloged for reference. This step ensures accurate record-keeping, making it easier to locate documents in the future. When documenting manuscripts or evidence, attention is given to various details, including:
- 1. Information related to document collection: collector's name and address, collection date, assigned catalog number, and the name of the documenter.
- 2. Description of the document: Title, the material on which it is written, dimensions, thickness, and page numbers.
- 3. Subject matter of the collection: the physical condition of the document, the extent of damage if any, and the current storage conditions.
Preservation of Documents: Different types of documents require distinct preservation methods due to various natural and human-related factors leading to deterioration and loss. For instance, maintaining a temperature of 20-22°C, humidity of 40-45%, and using air-conditioned chambers are crucial for preserving palm-leaf manuscripts. In case of insect infestation, fumigation chambers are used to eliminate pests. For parchment documents, maintaining a temperature of 20-25°C and humidity of 40-45% is essential, with occasional use of thymol-soaked papers to prevent insect attacks. Preservation of paper documents involves keeping them in an environment with 20-22°C temperature and 40-45% humidity, protected from excessive light, dust, and insects. Additionally, chemical treatments are applied to eliminate acidity in paper documents.
Organization of Documents: Proper arrangement of documents is essential for efficient management. Documents are first sorted based on their characteristics, and then packing is done accordingly. Each package is labeled with comprehensive identification details. Finally, these packages are stored in designated shelves or cabinets in different rooms of the archive. Best practices suggest not storing documents directly on the floor, maintaining a gap of at least 15 centimeters from the ground and ensuring a gap of 30 centimeters from the top of the shelf to allow proper airflow. The distance between two shelves should be a minimum of 200 centimeters.
Exhibition and Publication: Documents in the archive are not meant solely for public display. If showcased, it is typically partial and temporary. Published documents are those that have undergone rigorous scrutiny, have sufficient evidence, and are approved for public access. In certain situations, documents are not allowed to leave the archive, and obtaining photocopies may also be restricted in some cases.
মন্তব্যসমূহ
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন